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Previsão Orçamentaria

            Algo que deve ser feito com muita calma, analisando todo as ocorrências do ano anterior, levando em conta todos os detalhes, não somente na visão econômica, mas também da manutenção do imóvel, entre outras coisas.

            A previsão orçamentaria, na verdade não deve ser feita somente para reajustar a taxa condominial.

            A previsão deve ser feita mês a mês, ou seja, todo mês deve-se fazer um acompanhamento das contas, em qual setor se gastou mais, em qual setor se investiu mais, e se as manutenções estão pesando no orçamento. Este ponto é um sinal de alerta. Muitas vezes se gasta em manutenção corretiva, ao passo que, manutenção corretiva é uma forma de investimento e valorização do bem.

            Outro ponto a se analisado com muita atenção e o que consome muito na previsão, é a mão de obra, analisar atentamente a necessidade do número de colaboradores direto ou indireto (orgânicos ou terceirizados). Com um quadro mais organizado podemos economizar muito.

            Na elaboração da previsão orçamentaria é o momento correto para se analisar os contratos de prestação de serviços, negociar valores ou agregar serviços aos valores atualmente pagos. Nesta hora o gestor condominial, deve conhecer bem o seu condomínio, o dia-a-dia, através de relatórios de acompanhamento de serviços prestados.

            O síndico ou gestor condominial, deve ter um controle dos gastos mensais e, junto com a administradora que presta assessoria traçar uma previsão orçamentaria dentro da realidade, levando em conta os índices de inflação, entre outros pontos.

            Geralmente as administradoras enviam uma previsão orçamentaria com base nos gastos anteriores. Peça isso com antecedência, não deixe para última hora. Ao receber, análise com calma, reúna-se com o conselho diretivo e por fim chegar a uma elaboração correta da previsão.

            Lembre-se, não podemos cometer o erro de realizar uma previsão muito alta, mas também não devemos prever um orçamento muito enxuto. Imprevisto acontecem.

Previsão Orçamentária X COVID 19

            Quanto a OMS decretou o COVID-19 em pandemia, o mundo virou de ponta cabeça.

            Em grupos de síndico só se falava em álcool em gel, foi uma esteira muito grande. Colocar dispense em elevadores, entrada de torres, em todos os andares do condomínio, não foi errado esta preocupação.

O que não se observou foi os valores cobrados pelo produto nos meses de março, abril e maio, um verdadeiro desrespeito. Muitos síndicos compraram, mas e a previsão orçamentaria, contava com este gasto extra?

            Hoje temos condomínio que estão pagando suas despesas com dificuldade devido a estes gastos não previstos.

            Hoje o preço cobrado pelo produto está condicente com a realidade, podendo os síndicos traçar uma estratégia financeira para que esta despesa seja realizada sem danos ao fluxo de caixa do condomínio.

            Também não podemos esquecer que todos estes gastos não previstos na Previsão Orçamentaria que geralmente é feita entre janeiro e março e levadas para aprovação na Assembleia Geral.

            Então meu companheiro síndico(a) tenha na ponta do lápis ou na planilha, todas as despesas realizadas sem constar na Previsão Orçamentaria, exija de sua administradora no dia da apresentação de contas um campo destinado ao enfrentamento do COVID-19.

            Não podemos esquecer que a previsão é feita com base nos gastos do ano anterior e com os dados coletados será formada a Taxa Condominial para o ano atual, respeitando suas frações ideais. Ninguém esperava esta pandemia, esta mudança drástica na vida de todo mundo... de todo o MUNDO.

            Alguns condomínios tinham reservas que neste momento ajudou e muito, mas em sua maioria não. E o síndico não pode simplesmente chamar uma assembleia e reajustar a taxa condominial.

            É neste momento que devemos manter a calma e colocar em prática o planejamento orçamentário, novamente com a ajuda da administradora e seu corpo diretivo, verificar todas as despesas do condomínio neste momento de pandemia. Você não fará uma nova previsão e sim adequando a previsão apresentada e aprovada pela assembleia, para a nova realidade, sem alteração na Taxa Condominial.

            Neste planejamento vamos trabalhar somente com as despesas ordinárias:

• Regulares: salários, encargos, impostos, benefícios dos funcionários;
• Manutenção e conservação do condomínio;
• Consumo: água, luz, gás;
• Manutenção fixa: Elevadores, piscina (mesmo que esteja fechada para uso deve ser limpa para que não crie algas e bactérias), jardim e área comum de um modo geral;
• Contratos de manutenção preventiva: elétrica, CFTV, Antena Coletiva, Portaria e Limpeza; Bombas de pressurização e recalque etc;
• Administradoras/ assessoria jurídica/ Cobrança de Inadimplência.

            Estas despesas são facilmente negociáveis e realizar economia em outros setores.

• Regulares/ Funcionários próprios do condomínio: Não tem muito o que se fazer, infelizmente temos uma natureza jurídica, porém não somos considerados empresas, neste caso, alguns benefícios dados pelo Governo não se aplicam a nossa realidade.

• Manutenção e conservação do condomínio: neste quesito podemos economizar, mas sem depreciar o condomínio, em obras que possam ser feitas mais para a frente. Verificar o estoque de material e se aproveitar ao máximo. Evitar contratação de mão de obra externa, pagando o Acúmulo de função ao funcionário, ele mesmo poderá executar a manutenção (mas sempre consulte sua administradora).

• Consumo: água, luz, gás: conversar com a equipe, expor a situação e se for o caso, fazer o controle diário de gasto de água e luz. Todo tem que se ajudar. Aguar o jardim um dia sim ou não (ou fazer a dança da chuva), uma boa opção de economia de água, são os condomínios que possuem tanques de água de reuso, com a escassez de chuva, compensa comprar Água não potável, custo/benefício.

• Manutenção fixa:  Elevadores procure a empresa que lhe presta serviço de manutenção, porque existem dois tipos de contrato: com peça e sem peça. Se o seu contrato for com peça, solicite um relatório de quanto o condomínio gastou com peças que não estavam inclusas neste contrato. Com a informação em mãos faça uma planilha comparativa e veja o quanto o condomínio irá economizar somente neste item. piscina (mesmo que esteja fechada para uso deve ser limpa para que não crie algas e bactérias) mas também orientar os funcionários que não será necessário o uso de alguns produtos de custo elevado, como por exemplo o que tira a o oleosidade  da água, devido ou bronzeador, jardim e área comum de um modo geral, fazer um monitoramento de manutenção. Por exemplo com tudo fechado é necessário lavar os salões de festa todo dia?

• Contratos de manutenção preventiva: elétrica, CFTV, Antena Coletiva, Portaria e Limpeza; Bombas de pressurização e recalque, nesta parte vale uma boa conversa para que ambos os lados se beneficiem de alguma redução nos valores, também contando a redução de visitas preventivas, geralmente da muito certo, e a economia também é compensadora.

• Administradoras/ assessoria jurídica/ Cobrança de Inadimplência: como a maioria ou todas estão trabalhando em Home Office, pode-se sentar e tentar um desconto pelo menos neste período difícil que estamos atravessando.

Com este planejamento orçamentário, o síndico percebera que conseguirá honrar os compromissos, sem necessidade de mexer em fundos de investimentos, que causam uma dor de cabeça? Para que você e seu condomínio obtenha sucesso, é necessário o conhecimento de toda a parte financeira do condomínio, o fluxo de caixa, o que se pode ou não comprar, o que se pode adiar, enfim.

       Acho que perceberam que não falamos de Taxa Extraordinária, esta esquece por enquanto.

       O síndico também deve tomar cuidado com a inadimplência, muitas vezes o morador irá procurá-lo pedindo para tirar juros e multas. Em quase todas as Convenções isso é PROIBIDO, cuidado, isso até nos leva a devolver ao caixa do condomínio o valor que te isentamos.

       Por isso sem digo e afirmo a necessidade de uma Assessoria Jurídica, e uma administradora presente e atuante. Também um profissional para fazer a perícia nas Pastas de Prestação de Contas.

       Outra coisa muito importante, que já estava me. esquecendo, é o controle de estoque, material de limpeza, escritório, enfim.

       Na contabilidade aprendemos que estoque é muitas vezes dinheiro parado.

       Espero ter contribuído com todos vocês meus colegas de sindicância.

       Toda a ajuda é bem-vinda. E que tudo termine logo...

       Sucesso!!!!

Lembre-se: Ser um síndico(a) de sucesso é seguir as regras sempre.

Por Paula Vieira – Síndica Profissional – Empresa Essencial Assessoria Condominial - E-mail: paulavieira.sindica@gmail.com – 12-982 18 38 12

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